BPM

یک قدم نزدیک تر به موفقیت کسب و کار، با مدلسازی فرآیندها

مدلسازی فرآیندها

چگونه فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود ببخشیم؟ این سوالی ست که ذهن اکثر مدیران سازمان و کسب و کارها را به خود مشغول می کند.راه حل فوق در گرو یک چیز است: مدلسازی فرآیندها.به طور خلاصه سازمان ها از ترکیب فرایندها به وجود می آیند و هدف BPM چیزی جز بهینه سازی مداوم آنها  نیست.در این مقاله خواهید دید چگونه مدلسازی، مدیریت فرآیندهای کسب وکارتان را بهبود می بخشد.

اگر  به تازگی وارد دنیای مدیریت فرایندهای کسب و کار شده اید،  ابتدا این مقاله را بخوانید: هر آنچه که باید درباره مدیریت فرآیندهای کسب وکار بدانید.                                       

مدلسازی فرآیندهای کسب و کار چیست؟

مدلسازی فرآیند همان طور که قبلا به آن پرداختیم یکی از بخش های مدیریت فرایندهای کسب و کار است که باعث ایجاد شفافیت و رفع ابهام در عملکرد سازمان می شود. موفقیت درBPM  ممکن نیست مگر این که فرآیندها به شیوه ای ساده و قابل درک برای تمام افراد مدل سازی شوند تا ایرادات و نواقص فرایندها راحت تر شناسایی شود.سازمان ها  از این طریق برای به تصویر درآوردن و مستندسازی فرآیندهایشان استفاده می کنند. به بیانی دیگر   Business Process Modeling به معنای به تصویر کشیدن توالی فعالیت های کسب وکار و اطلاعات مرتبط با آنها است.

مدلسازی روش ساده برای درک ، تجزیه و تحلیل فرایندها است. در واقع یک استاندارد نمادگذاری برای نمایش فرایندهای کسب و کار است که طراحی گرافیکی فرایندها را به صورت شفاف، استاندارد و کامل فراهم می کند.زبان ها و تکنیک های مختلفی برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار وجود دارد که کار تصویر سازی و به نمایش درآوردن آنها را ممکن می کند.هدف از مدلسازی پشتیبانی از مدیریت فرآیند کسب و کارها و برقراری ارتباط بین کاربران مختلف است. در واقع مدلسازی فرایندهای کسب و کار معانی پیچیده  جریانات کاری را به شیوه ای ساده و قابل فهم بیان می کند و باعث می شود تا شکاف موجود میان فاز طراحی و اجرای فرایندها از بین برود.

ویژگی های مدلسازی فرآیندها :

  • جریانی از فعالیتهای یک فرایند را به صورت نمودار نشان می دهد
  • عمدتا بر فعالیت ها، اقدامات و غیره متمرکز است
  • مدلسازی تمام فرایندهای یک سازمان را مستند سازی می کند
  • مدلسازی مشخص می کند تمام افراد درگیر در سازمان چه کاری را در چه زمانی و به چه دلایلی انجام میدهند

چرا مدل سازی مهم است؟

business -process -modeling
process -modeling

مدلسازی مزایای زیادی را برای سازمان ها به همراه خواهد داشت. درواقع با مستند سازی و نشانه گذاری فرایندها به کاربران کمک می کند تا دیدی کلی تر و کامل تری نسبت به کلیت فرایندهای سازمان داشته باشند.  بدیهی است هنگامی که یک سازمان فرایندهای خود را مدلسازی کند، تمام بخش های سازمان با یکدیگر در ارتباط بوده که این امر کارایی کلی سازمان را افزایش میدهد

BPM Modeling، با مستندسازی و برقراری ارتباط میان فرایندها، سازمانها را قادر می سازد تا:

*با ارائه یک زبان مشترک، بین فرایندها و قوانین موجود میان آنها ارتباط برقرار شود. این موضوع موجب می شود تا کارایی آنها بیشتر شود

*با ارتباط میان فرایندها آموزش و انتقال دانش سریع تر ممکن می شود زیرا فرایندها کاملا مستند شده و هر عضو جدید تیم به سرعت با تمام جزئیات فرایند آشنا میشود

*ریسک از دست دادن اطلاعات به دلیل خروج کارمندان از سازمان را کاهش می دهد

*مدل سازی فرایندها به مدیران این امکان را می دهد که ایده های خود را واضح تر  و دقیق تر بیان کنند

افزایش کنترل و انسجام فرایندها

سازمان ها و شرکتهایی موفق می شوند که علاوه بر طراحی فرایندهای کسب و کار خود ،همواره آنها را کنترل کرده و از سازگاری آنها با یکدیگر مطمئن باشند.مدل سازی فرایندهای کسب و کار  با مستند کردن فرایندها  به تحقق این موضوع کمک می کند.علاوه بر این باعث میشود تا تصمیمات بر پایه حدس و گمان اتخاذ نشود.همچنین مدلسازی فرایندها و مستندسازی آنها حصول اطمینان سازمان ها را از پیروی کردن فرایندها از قوانین مقررات به سادگی ممکن می کند.

افزایش کارایی:

در کسب و کارهای امروزه مدیران همواره به دنبال این هستند که فرایندها بهترین نتایج را برای آنان به دنبال داشته باشد.

مدلسازی و شبیه سازی فرایندهای کسب و کار  با امکان تجزیه و  تحلیل فرایندها این امکان را می دهد که مدیران همواره از بهینه بودن و کارایی فرایندها اطمینان حاصل کرده و فرایندهای معیوب و ناکارآمد را راحت تر شناسایی کنند.

همچنین مدلسازی فرایندها با بهبود نقاط ضعف ، مدت زمان خروجی آنها را کاهش می دهد.که این به نوبه خود  با افزایش بهره وری کارکنان موجب می شود  تیم با کمترین هزینه عمل کند.

به دست آوردن مزیت رقابتی:

تمام مزایای که در بالا ذکر شد(از جمله؛ کاهش زمان خروجی فرایندها، مستند شدن آنها؛ بهبود مداوم فرایندها) در نهایت موجب مزیت رقابتی سازمان شما می شود.تحقیق درباره بسیاری از شرکت های موفق مشخص کرده است که دلیل موفقیت آنان به خاطر ایده یا مدل کسب و کارشان نبوده است بلکه آنها موفق شده اند زیرا همواره فرایندهای کسب و کار خود را از طریق مدلسازی  بهبود بخشیده اند.زیرا یک بهبود جزئی در یک فرایند عملکرد سایر فرایندها را نیز بهبود می بخشد و همین اصلاحات جزئی موجب مزیت رقابتی سازمان شما با دیگر سازمان ها و کسب و کارها می شود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن