BPM

هر آنچه که باید درباره مدیریت فرایندهای کسب و کار بدانید

bpm

مدیران سازمان­ها همواره به دنبال روشی برای افزایش بهره وری و سودآوری کسب و کار خود هستند.عوامل مختلفی مانند؛ کارکنان،  رقبا،ارتباط با مشتریان­ و… بر این دو مقوله اثر می گذارد اما اگر بگوییم مدیریت فرآیندها از مهم­ترین عوامل موفقیت یا شکست یک کسب وکار است به بیراهه نرفته ایم. مدیریت فرایند کسب و کارها کمک می کند تا سازمانها با بهینه سازی فرایندها بیشترین عملکرد سازمانی را داشته باشند.

در این مقاله می خواهیم اختصاصا درباره مدیریت فرایندهای کسب وکار، چگونگی و مزایای آن بپردازیم. با ما همراه باشید.

تعریف BPM

مدیریت فرایندهای کسب و کار(business process management) که به اختصار BPM  نامیده می­شود،  به معنای ساختاری برای طراحی، مدلسازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرایندها در راستای افزایش سوداوری است.به بیان ساده تر مدیریت فرایندهای کسب وکار رویکردی ست با تمرکز بر هماهنگ کردن تمام جنبه ها با توجه به نیازها و خواسته های مشتریان که اثربخشی و کارایی کسب و کار را در یک سازمان افزایش می دهد. در ضمن  با فناوری نیز ادغام میشود.

در قیاس با مدیریت سنتی، BPM سازمان ها را قادر می سازد که کارآمدتر و موثرتر باشند. ازآن جایی که واحدهای مختلف هر سازمان همچون واحد بازاریابی یا فروش مسئول به انجام رساندن فرایندهای مختلفی هستند،BPM به شما  کمک می کند تا

  • یک نگاه کلی از تمام فرایندهای جاری کسب و کار خود داشته باشید.
  • بتوانید راحت تر فرایندهای موجود را تحلیل کنید
  • با توجه به اهداف سازمان خود فرایندهای جدیدی را تعریف کنید

و در نهایت  این رویه به اثربخشی و تحقق اهداف تعیین شده سازمان شما کمک می­کند.

فرآیندهای کسب و کار دقیقا چیست؟

what-is-business-process
business-process

فرآیندهای کسب و کار ( Business Process) مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته با هدف ارائه یک خدمت یا محصول است. کلیه کارهایی که در سازمان انجام می‌گیرد از طراحی، تولید تا بازاریابی و فروش و کلیه اقدامات پشتیبانی و مدیریتی، فرآیند کسب و کار سازمان نامیده می‌شود که طی اقداماتی به هم وابسته و در راستای اهداف استراتژیک سازمان انجام می‌شود.در واقع با انجام فرایندها، اهداف سازمان محقق می شود. برای مثال افتتاح حساب یک مشتری در بانک از زمان تکمیل فرم درخواست افتتاح حساب تا زمان گشایش حساب برای او از سوی کارمند، یک فرایند به حساب می آید.یک سازمان برای بهره وری هر چه بیشتر، باید فرایندهای خود را شناسایی و مدیریت کرده و برای اصلاح آنها اقدام کند.

فرآيندهای کسب‌و‌کار سازمان‌ها به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

فرآيندهای عملیاتی: برای ارائه محصول و یا خدمات مورد نظر سازمانها، مجموعه فرآیندهایی مانند تولید، تضمین کیفیت، بسته بندی، حمل ونقل، فروش و غیره انجام می شود که به آنها فرآیندهای عملیاتی گفته می شود

فرآيندهای مدیریتی: نظارت، هماهنگی و مدیریت بین بخش های مختلف فرایندهای عملیاتی سازمان توسط فرایندهای مدیریتی انجام میشود.

فرآيندهای پشتیبانی؛ به خدماتی چون حسابداری، خدمات حقوقی، پشتیبانی فنی و فناوری اطلاعات و غیره گفته می‌شود که کلیه فعالیت‌های سازمان را پشتیبانی و حمایت می‌نمایند.

فرایندها جز دارایی‌های یک سازمان محسوب می‌شوند. سازمان‌ها باید دائما فرایندهای خود را بررسی و اصلاح نمایند. اولین گام منطقی برای دستیابی به این هدف، شناسایی فرایندها است. زیرا زمانیکه سازمان­ها فرایندهای خود را شناسایی کنند بهتر می توانند آنها را تجزیه و تحلیل کرده و اصلاح نمایند.

BPM چگونه کار می کند؟

در سازمانها فرایندهای کسب و کار مشترکی برای رسیدن به اهداف طراحی شده است. به هر دلیلی ممکن است بخشی از این فرایندها، ناکارآمد، تکراری، غیرقابل اتکا و زائد باشد.از همین رو BPM تمام فرایند ها را برای ارزیابی و شناسایی بهبود های موردنیاز با استفاده از مدلها،معیارها و تحلیلها تحت بررسی دقیق خود قرار می­دهد که نهایتا منجر به عملکرد بهتر کل فرایند خواهد شد.  BPM کمک می کند سازمانها قبل از راه اندازی فرایندها از کارایی و درستی آنها اطمینان حاصل کنند. به نقل از گارتنر با استفاده از  BPMS(سیستم ها و نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار) شما ارزشمند ترین فرایندهای کسب و کارخود را که بیشترین اهداف سازمانی را برآورده می کند، شناسایی می کنید.  همچنین با مشخص کردن وظایف مربوط به هر فرایند خطاها را کاهش می­دهد، زیرا هر کس می داند دقیقا باید چه کاری را به چه شیوه ای انجام دهد که در نتیجه خطاهای کمتری در فرآیندها ایجاد می شود.

این مقاله را نیز بخوانید: سیستم های مدیریت فرآیند چگونه کسب وکارتان را متحول می کنند؟

اما قبل از انکه مدیریت فرایندها را شروع کنید ابتدا باید آنها را بر اساس موارد ذیل تفکیک کنید:

  • پیچیدگی
  • مدت زمان
  • اندازه
  • نوع
  • دپارتمان مربوطه

دلیل تقسیم بندی فرایندها به این خاطر است که بخشی از آنها به دلیل غیر قابل پیش بینی بودن و غیرساختاری بودن توانایی مدیریت کردن را ندارند.

چرخه حیات مدیریت فرایندهای کسب و کار

همان طور که در بالا اشاره کردیم مدیریت فرایند کسب و کار ترتیبی ست شامل:

طراحی ، مدلسازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی

طراحی:

در این فاز فرایندهای جدید بر اساس اهداف استراتژیک طراحی شده و فرایندهای موجود نیز شناسایی می شوند.

مدلسازی:

مدلسازی فرایندها به معنای به تصویر درآوردن فرایندهای موجود است. برای آن که درک بهتری از فرایندها داشته باشیم و بتوانیم آنها را دقیق تجزیه و تحیل کنیم به مدلسازی فرایندها می پردازیم. برای مدلسازی فرایندها از فلوچارتها، دیاگرام ها، نمودارها و غیره استفاده می­شود.برای مثال از طریق یک دیاگرام فرایند تولید یک قطعه تا زمانی که به دست مشتری می رسد کاملا مشخص می شود.بهبود فرایندها هدف اصلی مدلسازی است. BPMNیکی از استانداردترین مدلهای طراحی BPM  است.

اجرا و نظارت:

در فاز اجرا فرایندها بر اساس آنچه که در فاز طراحی تعیین شده اند، اجرا می شوند ودر فاز نظارت، عملکرد فرایندها اندازه گیری شده و هر فرایند مستقلا ردیابی می شود.به طوری که اطلاعات و داده های مربوط به هر فرایند به راحتی در دسترس بوده و آمار مربوط به عملکرد یک یا چند فرایند می تواند ارائه شود. برای مثال وضعیت مشتری از زمان(دریافت سفارش، تحویل و پرداخت فاکتور) قابل ردیابی ست،در نتیجه مشکلات مربوط به هر فرایند به راحتی شناسایی و اصلاح می شود.بسته به این که چه اطلاعاتی میخواهند تجزیه و تحلیل شوند اندازه این فاز تغییر می کند.

بهینه سازی فرآیند:

در این مرحله مدیران از اطلاعات و درس‌هایی که در فاز اجرا آموخته‌اند به‌عنوان مبنای ایجاد تغییر در فرآیند‌ها استفاده می‌کنند. ارتقاء در روش‌های جمع‌آوری داده‌ها، اضافه کردن یا حذف برخی وظایف، اتوماتیک کردن مراحلی از اجرای فرآیند که قبلا به‌صورت دستی انجام می‌گرفت یا بهبود در کیفیت گزارش‌های ایجاد شده، از جمله اقداماتی است که در بخش بهینه‌سازی انجام می‌گیرد و هدف از آن‌ها شناسایی تغییراتی است که باعث بهبود و ارتقاء یک فرآیند می‌شود.

و چرخه ادامه دارد

یکی از جنبه های مهمی که درBPM نادیده گرفته میشود اهمیت بهبود مستمر آن است.

تنها چیز ثابت در زندگی تغییر است. اهداف شما تغییر می کند. مشتریان، محیط و تکنولوژی تغییر میکند. فرایندهای سازمان شما نیز باید تغییر کنند. بنابراین بهتر است ۵ مرحله از مدیریت فرآیند کسب و کار را به عنوان بخشی از یک چرخه مداوم در نظر بگیرید. بعد از آنکه تغییرات مورد نیاز فرایندها مشخص شد، چرخه دوباره شروع می شود و بهترین پیشنهادات اجرایی می­شود.به این ترتیب فرایندهای شما مدام در حال تغییر و بهبود هستند.

مزایای به کارگیری مدیریت فرایند کسب و کارها

bmp-benefits
bpm-advantages

۱-افزایش بهره وری:

یکی از واضح ترین مزایای مدیریت کسب و کار افزایش بهره وری است.در واقع BPM با امکان ساده سازی فرایندها و کاهش وظایف زائد و تکراری به افزایش بهره وری و کارایی سازمان شما کمک می کند و این موجب می شود تا فرایندها خروجی بیشتری داشته باشد از جمله کیفیت بالاتر، سرعت بیشتر و…  همچنین تمرکز کارمندان را بر عملکردها بالاتر می برد.

۲-کاهش هزینه ها:

مشخص است که هر چه سازمانها بهره وری بالاتری داشته باشند هزینه های کمتری را متقبل خواهند شد

با توجه به تحقیق AIIM، شرکت هایی که مدیریت فرآیند کسب و کار را انجام دادند، با افزایش  ۴۱ درصدی نرخ ROI  خود در سال اول رو به رو بوده اند.

۳-چابکی:

ثبات و عدم نواوری بزرگترین دشمن کسب و کارهاست، ترس از تغییر، موضوعی است که اکثر کسب و کارها را دربرمی گیرد.همان طور که حدس می زنید تغییر آسان نیست مگر این که سازمان شما با تغییرات سازگار باشد .BPM کمک می کند تا فرایندهایی را طراحی کنید که برای تغییرات منعطف تر باشند به بیان دیگر BPM تغییر و نواوری را در سازمان فرهنگ سازی می کند و موجب می شود تغییر از یک موضوع ترسناک به پدیده ای کاملا عادی در سازمان تبدیل شود.

۴- امکان اندازه گیری

با BPM  شما مرتب میتوانید کارایی  و پیشرفتهای فوق العاده خود را طول زمان ارزیابی کنید

۵-افزایش شفافیت سازمانی

بسته به نوع سازمانتان شما باید از قواعد و اصول مشخصی پیروی کنید که می تواند شامل هر چیزی از جمله امور مالی، ایمنی، استانداردها ، مقررات و …باشد

مدیریت فرآیند کسب و کارها  کمک می کند تا این قواعد و اصول هم برای شما و هم برای دستگاه های نظارتی شفاف باشد. همان گونه که امور فرایندهای مدیریتی برای شما کاملا شفاف است. شفافیت مقررات و اصول، خطاهای انسانی را به شدت کاهش می دهد زیرا تمام افراد درگیر با سازمان شما از تمام آنها باخبر هستندکه این موضوع باعث می شود از خسارتهای ناشی از نقض مقررات مرتبط با سازمانتان در امان باشید.

۶-افزایش رضایت کارمندان

در بیشتر سازمانها، کارمندان بیشتر وقت خود را به  انجام کارهای تکراری می پردازند البته که چنین چیزی مورد پسند هیچ کس نیست مخصوصا برای افراد با مهارت و تخصص بالا. ازین رو BPM   با اتوماتیک کردن بخشی از فعالیتها، این فرصت را ایجاد میکند که کارمندان شما روی کارهایی تمرکز کنند که برای آنها لذت بخش تر است و این امر رضایت کاری آنان را بالاتر می برد.

از دیگر  مزایای به کار بستن BPM  میتوان به طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد

  • کاهش زمان فرآیندها
  • رشد و افزایش رضایت مشتری (کاهش مرجوعیات مشتریان)
  • بهبود کارایی در سرتاسر مرزهای سازمانی
  • افزایش درجه اطمینان پیش‌بینی شده
  • کاهش زمان‌های آموزش
  • کاهش فاصله زمانی خروجی فرآیندها
  • افزایش رقابت‌پذیری
  • قابلیت توسعه
  • سازگاری با انواع سیستم­ها

به طور خلاصه BPM  با اصلاح فرایندها کمک می­کند تا سازمان شما همواره بهره وری، کارایی و اثربخشی بیشتری داشته باشد و به مدیر یک کسب و کار امکان می دهد با شناخت کامل فرآیندها و نظارت بر روند اجرای آن‌ها به محض بوجود آمدن مشکل به راحتی آن را متوجه و در جهت اصلاح آن اقدام کند.نظارت دائمی و امکان بازبینی همیشگی فرایندها، طول عمر سازمانها را افزایش داده و دستیابی به مقاصد کوتاه مدت و بلند مدت را آسان تر می کند. فرایندها از اصلی ترین دارایی های یک سازمان است هیچ چیز برای یک کسب و کار ارزشمند تر از این نیست که  حفاظت و بهینه سازی دارایی های ملموس و غیر ملموس خود را در دستور کارش قرار دهد.

برگرفته از:

business.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن