BPM

سیستم های مدیریت فرآیند چگونه کسب وکارتان را متحول می کنند؟

سیستم های Bpm

سازمان ها از روش های مختلفی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود استفاده می کنند.اما زمان بر بودن و ناهماهنگی با سایر نرم افزارها، کارایی آنها را با تردید رو به رو می کند.خبر خوب این است که سیستم یا نرم افزارهایی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد که با استفاده از آنها به راحتی می توانید فرایندهای خود  را طراحی، مدلسازی، اجرا و نظارت کنید.در این مقاله با سیستم های BPM و کارایی آنها آشنا می شوید.

تعریف BPMS

 

 BPMS   که مخفف “Business Process Management Software”   یا “Business Process Management Suite است، برای بهبود و مدیریت فرآیندهای یک کسب و کار یا سازمان از آن استفاده می شود. درواقع این سیستم ابزاری برای به اجرا درآوردن مدیریت فرآیند کسب و کار است.هنگامی که سازمان شما نیاز مبرمی به بهبود فرآیندهای کسب و کار خود پیدا می کند، BPMS  به کمک شما می ­آید. و به شما این امکان را می­دهد که برای هر فرآیند مراحل مختلفی تعریف کرده و ازین طریق کارآیی سازمان خود را افزایش دهید.

چرا باید ازسیستم های مدیریت فرآیند استفاده کنیم؟

 

آیا شرکت شما مدام در حال از دست دادن فرصتها و مشتریانتان است؟ آیا اطلاعات و داده های شما به راحتی از بین می­رود؟  حتی گاهی نمی دانید کارکنان تان دقیقا مسئولیت چه کارهایی را بر عهده دارند و یا وظایف انجام شده را چه کسی انجام داده است؟ خب شما به راحتی با یک سیستم مدیریت کسب و کار می توانید به  این آشفتگی­ها  پایان داده  و از مدیریت فرایندهای سازمان خود لذت ببرید.شما با به کارگیری این سیستم یک رویکرد مبتنی بر مدل را درسازمان خود پیاده می کنید و با طراحی فرایندها و مقررات آنها در زمان مناسب به مرحله اجرا در می آورید.

 سیستم های BPM  چگونه کار می ­کنند؟

 

۱-طراحی کردن:

قبل از تعریف گردش کارها، فرایندها باید مستند و مدلسازی شوند که نیازمند برنامه ریزی و به تصویر درآوردن توالی آنهاست.از طریق سیستم ها می توان انواع مدلسازی فرایندها را انجام داد. نکته حائز اهمیت این است که از طریق مدلسازی می توان قبل از به اجرا درآمدن آنها مطمئن شد که آیا این مدلسازی تصویر دقیقی از فرآیند هست یا خیر؟

 

این مقاله را حتما بخوانید : یک قدم نزدیک تر به موفقیت کسب  وکار، با مدلسازی فرآیندها

۲-اتوماتیک کردن:

مهم ترین جنبه به کارگیری سیستم ها این است که بخش عمده ای از وظایف  روزمره کارکنان را با مقررات کسب و کار خودکار می کند که این امر با کاهش تعاملات انسانی بهره وری را افزایش می دهد.درواقع از طریق ابزارهای BPM  وظایف، اقدامات و مکانیزم های ورودی اتوماتیک می شوند.

۳-تحلیل کردن:

سیستم های مدیریت فرآیند ابزارهای مختلفی برای گزارش دهی و تحلیل عملکردها و فرایندها را دارند.

گزارش های مبتنی بر KPI (شاخص های کلیدی عملکرد) اطلاعاتی درباره اقدامات اعضای تیم، فرایندها، عملکرد هر کدام ارائه می دهند. این تجزیه و تحلیل ها ، فرصت شناسایی شکاف ها و ایرادات و در نتیجه بهبود و اصلاح آنها را فراهم کرده که نهایتا به  موفقیت و حصول اهداف سازمان و کسب و کار منجر می شود.

نرم افزار BPM صرفا  ترسیم نمودارها، فلوچارتها و مدلسازی نیست بلکه این نرم افزار به کسب و کارها کمک می کند تا بهترین شیوه  فرایندهای کسب و کار خود را مدیریت کرده و باعث افزایش ارزش سازمان یا کسب و کار شوند.

شاید بتوان گفت ارزش اصلی مدیریت فرایند کسب و کار در این است که آن­ها را به مراحل مختلف تقسیم کرده و با تعریف وظایف و اقدامات مختلف برای هر فرایند بهترین خروجی را به همراه دارد.

هنگامی که یک سازمان تصویر واضحی از چگونگی انجام فرایندهای مختلف خود(تولید،خدمات،فروش و…) دارد در شناسایی اولویت ها و فرصت های بالقوه پیشرفت خود بهتر می تواند عمل کند و  خوشبختانه سیستم های BPM  چنین نقش را به خوبی ایفا می کنند.

مزیت­های سیستم BPM

 

bpms-benefites

۱-کاراِیی فرآیند:

روزانه فرایندهای کاری بسیاری وجود دارد مانند صورتحساب ها، مدیریت پروژ ها، مدیریت منابع، دارایی و غیره… وقتی این فرایندها اتوماتیک می شوند، کارایی، دقت و شفافیت آنها افزایش می یابد .

۲- بهبود نظارت و ردیابی فرایندها:

صرف نظر از این که فرآیندهای کسب  و کار شما چه اندازه کامل و جامع هستند شما باید نظارت و کنترل خوبی را بر آنها داشته باشید این که هر شخصی مسئول انجام چه کاری است؟ و هر کاری توسط چه کسی انجام میشود آیا مدت زمان انجام شدن فرایندها به سر رسیده یا خیر و این قبیل…با  ورود یک سیستم BPM  به سازمانتان، شما امکان نظارت و کنترل فرایندها را به طور زنده(real time) از طریق داشبورد این نرم افزار خواهید داشت.

یکی از مزیت های این نرم افزار این است که  به راحتی امکان ردیابی، نظارت و کنترل فرایندها را ممکن می کند. که این امر موجب افزایش سرعت تصمیم گیری شما درباره فرآیندها، وظایف و فعالیت های مرتبط با آن می شود.

۳-صرفه جویی در زمان و هزینه ها

با سیستم های BPM  دیگر نیازمند نرم افزارهای پراکنده فاقد کارایی نیستید. استفاده از یک نرم افزار جامع و یکپارچه به جای چند ابزار مختلف و نامربوط با افزایش کارایی فرایندها، هزینه های شما را نیز کاهش می­دهد.

۴-افزایش همکاری

وقتی که چند وظیفه یا فرآیند در حال اجراست، همکاری میان اعضای تیم ضروری است. در دنیای پرسرعت امروزه ،کانال های ارتباطی ستنی میان اعضای تیم جوابگو نیست.پیام، هشدار­ها، سیستم های اشتراک گذاری فایل ، ارتباط میان اعضای تیم را سرعت می بخشد.و هر عضو تیم مطمئن خواهد بود اطلاعاتی که در گردش کار از آنها استفاده می کند مرتبط ترین و به روزترین اطلاعات است. زیرا به محض به روز رسانی اطلاعات، تمام اعضا در جریان خواهد بود.و اطلاعات زائد و اضافی به هیچ عنوان در گردش کار قرار نخواهد گرفت.

۵-چابکی:

همان گونه که نیازهای مشتریان و بازار مربوط به کسب و کار شما مدام در حال تغییر است، به همان نسبت فرایندهای سازمان شما مدام باید در حال تغییر و بهینه سازی باشند.

یکی از ویژگی های اصلی نرم افزار  BPM این است که درآن  طراحی و تغییر فرایند ها به راحتی ممکن است. همین یک مورد کافی ست تا کسب و کار شما به روز به روز گسترش یابد. با  BPM  شما نه تنها از تغییرات ترسی نخواهید داشت، بلکه از آن استقبال خواهید کرد.

در آخر نگاهی بر مزیتهای سیستم های مدیریت کسب و کار می­ اندازیم:

  • کاهش هزینه های انجام کار
  • افزایش سودآوری شرکت
  • تشخیص فرایندها و فعالیت هایی که برای شرکت ارزش افزوده دارند
  • افزایش کارایی و اثربخشی فرایندها
  • ارائه خدمات و تولید محصولات با توجه نیازهای مشتریان
  • رشد رضایت و وفاداری مشتری
  • دسترسی به داده ها و اطلاعات در زمان(real-time)
  •  افزایش شفافیت اطلاعات
  • مشخص شدن وظایف کارکنان
  • افزایش همکاری و کار تیمی
  • کاهش خطاهای انسانی
  • کمک در تصمیم گیری ها وبرنامه ریزی های استراتژیک سازمان
  • بهبود مستمر فرایندها

 

در دنیای پر­رقابت امروز، کسب و کارهایی موفق می­ شوند که بتوانند با متدهای به روز، مطمئن و دقیق گردش کارها و فرایندهای خود را بهبود ببخشند، سیستم های BPM  با فناوری فوق پیشرفته خود پاسخی مطمئن برای این نیاز مدیران و صاحبان کسب وکارهاست.

برگرفته از:

https://www.integrify.com

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن