BPM

سیستم های گردش کار یا مدیریت فرآیند،مسئله این است

احتمالا شما هم به عنوان یک مدیر همواره از خود می پرسید؛ دلیل اصلی موفقیت یک سازمان چیست؟ چه چیزی بیش از همه بر رشد، بهره وری و سود­ دهی یک کسب و کار تاثیر می گذارد؟ چه عاملی کیفیت عملکرد کارکنان من را افزایش می دهد؟اگر از همراهان ما باشید، می دانید پاسخ این سوال تنها یک کلمه است: فرآیندهای سازمان شما!

به همین دلیل است که مدیران هوشمند بیش از هر چیز به مدیریت فرآیندهای سازمان خود توجه می کنند. ابزارهای مختلفی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد.سیستم های گردش کار work flow و سیستم هایBpm از جمله این ابزارها هستند.در این مقاله به تعریف، مزایا و تفاوت هر کدام یک از این سیستم ها خواهیم پرداخت. و شما بعد از مطالعه این مقاله متوجه خواهید شد کدام یک از این دو سیستم کارایی و بهره وری فرایندهای سازمانی شما را  بیشتر تضمین خواهد کرد.اگر این روزها آن چنان که باید از عملکرد فرایندهای سازمان خود رضایت ندارید. با ما همراه باشید،این مقاله دید شما را برای نحوه مدیریت سازمان هایتان تغییر خواهد داد.

بهتر است قبل از هر چیز،  ابتدا نگاهی بر این دو سیستم بیندازیم:

سیستم های گردش کار work flow system

در تمام بخش های یک سازمان، فرایندهایی وجود دارد و هر فرآیند از وظایف و فعالیتهایی تشکیل شده است.

برای مثال فرایند مرخصی پرسنل از مدیر منابع انسانی که شامل: پرکردن فرم مرخصی، ارائه درخواست، و پذیرش یا عدم پذیرش آن است. فرایندی متشکل از چند فعالیت است که در سیستم مدیریت گردش کار تعریف می شود و پرسنل برای ارائه چنین درخواستی موظف به رعایت این دستورالعمل ها هستند. بنابراین سیستم مدیریت های گردش کار مجموعه ای از وظایف را به یکدیگر برای رسیدن به یک هدف خاص متصل و یکپارچه کرده و از تکراری شدن وظایف پیش گیری می کند.گردش کارها نقش افراد را مشخص می کنند و بیشتر بر افراد و دستور العمل ها تاکید دارند. در واقع این سیستم ها به شما امکان می دهد تا فرایندهای کاری روزانه سازمان خود را مدیریت کنید.این سیستم ها با هماهنگی بین وظایف تکراری مختلف، باعث کاهش اتلاف وقت و هزینه های یک سازمان خواهد شد.و با از بین بردن شکاف ارتباطی به بهبود کارایی و افزایش کیفیت کمک می کند اما مشکل این است که رشد کلی کسب  وکار شما و بهبود فرایندها را مورد بررسی قرار نمی دهند.

همان طور که متوجه شده اید نرم افزارهای گردش کار بیشتر بر بر وظایف و فعالیتهای یک سازمان متمرکز هستند تا فرایندهای سازمانی

بنابراین آنها اغلب برای تعریف مراحل کلیدی یک وظیفه  که افراد زیادی درگیر آن هستند در سازمان استفاده می شود تا نقش هر کدام و توالی وظایف تعریف شود. در موارد وظایفی که ماهیت تکراری دارند این سیستم ها می تواند مفید باشد.

سیستم های مدیریت فرایند کسب  و کار:

در مقابل سیستم های گردش کار،سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار  رویکردی ست که به طور ویژه  کل فرآیندهای سازمان شما را تحت بررسی  دقیق خود می آورد تا کارایی سازمان روز به روز افزایش یابد.سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار صرفا ابزاری برای هماهنگ کردن و انجام شدن وظایف نیست. بلکه بهبود مستمر فرایندها را مد نظر دارد.

این مقاله را از دست ندهیدسیستم های مدیریت فرآیند چگونه کسب وکارتان را متحول می کنند؟

مثالی را که در سیستم مدیریت گردش کار کردیم را به یاد بیاورید:

اگر همان فرایند مرخصی در یک سیستم bpm  تعریف شود. جدای از طی شدن این فرایند در این سیستم، مشخص خواهد شد موافقت یا عدم موافقت با درخواست مرخصی چه تاثیری بر فرایندهای دیگر خواهد گذاشت.اگر آن شخص کارمند فروش باشد به محض موافقت درخواست مرخصی، فرایندهای فروش نیز در مدت مرخصی  می تواند تغییر کند، واگذاری وظایف او به سایر اعضا، پیگیری ها و تماس ها و مذاکرات با امکانات این سیستم کاملا مدیریت می شود. برای مثال لغو جلسه مذاکره با یک اعلان از پیش مشخص شده به اطلاع افراد دیگر خواهد رسید.

همان طور که می بینید در این سیستم کل فرایندها با یکدیگر در ارتباط هستند و یکدیگر را همپوشانی می کنند و هیچ چیز برای یک سازمان فوق العاده تر از این امکان نیست. هم چنین در این نرم افزارها با بررسی وضعیت فعلی فرایندهای کسب و کار برای شناسایی اهداف آینده سازمان کمک می کند. در واقع با به کارگیری سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار،فرایندها مدام در حال تکامل و بهبود هستند که رشد کسب و کار را به همراه خواهند داشت.

علاوه بر آن نرم افزارهای BPM  جریان کار را سریعتر؛ کارامدتر و سازگارتر می کنند و قابلیت های سازمانی را نیز افزایش می دهد. و در نهایت برای شرکت استفاده کننده کارایی سودو مزیت رقابتی بیشتری را به همراه خواهد داشت.

هنگامی که فرایندهای یک بخش در سازمان برای مثال بخش فروش، بازاریابی یا غیره مدلسازی می شوند تنگناها، ناکارآمدی و چالش های فرایندها مشخص می شود. که افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها را در بر خواهد داشت.

مدیریت فرایندهای کسب  وکار به مدیران یک دید کلی از مجموعه فرایندهای سازمان  می دهد و طراحی فرایندها از طریق bpm مشکلات برآمده از گردش کارها را به حداقل میرساند.

این سیستم ها برای شرکتهایی که می خواهند بهبود فرایندهای کسب و کار را در سازمان خود عملی کنند، گزینه بسیار خوبی است تا بتوانند فرایندهای خود را طراحی، مدلسازی، کنترل و نظارت کنند.

تفاوت سیستم های گردش کار و سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار:

bpm sysytem

  • ابزارهای گردش کار بیش تر برای سازمان دهی افراد،اطلاعات و اطمینان از این که مراحل به درستی در زمان مناسب و توسط فرد مسئول انجام شود عمل می کند.اما در مقابل سیستم های bpm  بیشتر بر تجزیه، تحلیل و بهبود فرایندها تمرکز می کند. گرچه ایجاد جریان ها و گردش کاری در سیستم های bpm  به راحتی امکان پذیر است.در واقع با bpm  شما علاوه بر تعریف گردش کارها امکان آنالیز و تجزیه، تحلیل فرایندها را نیز خواهید داشت
  • سیستم های گردش کار تعاملات بین افراد و سیستم های نرم افزار را هماهنگ می کند.در مقابل bpm  ها تعاملات میان تمام منابع را در سازمان هماهنگ می کند
  • سیستم های BPM به طور معمول برای کمک به سازمان ها در اجرای بهبود مستمر مورد استفاده قرار می گیرند، در حالیکه سیستم های مدیریت گردش کار فقط می توانند برای خودکار سازی مراحل در فرایند خاص استفاده شوند.
  • سیستم های گردش کار فقط مربوط به یک کار واحد است در حالی که BPM ها کل فرایندهای یک سازمان را تحت پوشش قرار می دهند
  • با BPM به راحتی وضعیت فرایندها قابل گزارش، تحلیل و آنالیز هستند
  • سیستم های گردش کار زیر مجموعه سیستم های مدیریت کسب و کار هستند و نه بلعکس

این مقاله را حتما بخوانید: هر آن چه که باید درباره مدیریت فرآیندهای کسب و کار بدانید

شباهتهای این دو سیستم

۱- هر دو برای ساده سازی روندهای کاری استفاده می شوند

۲-هر دو برای انواع کسب و کارها و سازمان ها به کار می آیند

کدام یک برای سازمان شما مناسب تر است؟

تصمیم گیری برای این که کدامیک از این سیستم ها می تواند برای شما مناسب  باشد به نوع کسب و کار شما و هدفی که از پیاده سازی این سیستم ها دارید بستگی دارد. اگر شما به دنبال راهی هستید که کارکنانتان دقیقا بدانند چه وظایفی را بر عهده دارند، سیستم های گردش کار می تواند گزینه پیش رویتان باشد

اما اگر شما به دنبال پیاده سازی یک سیستم گسترده تر در سازمان خود هستید  و میخواهید  علاوه بر خودکار شدن وظایف، همواره فرایندهای سازمانتان در حال اصلاح، تغییر و بهبود باشند نرم افزارهای سیستم مدیریت کسب و کار بهترین گزینه برای سازمان شماست زیرا این سیستم ها از انعطاف بالایی برخوردارند و شما با آنها کنترل کاملی بر جوانب کسب و کار خود خواهید داشت.

همان طور که پیش تر خواندید خودکار سازی گردش کار برای سازماندهی افراد و اسناد به کار می آید و به شما کمک می کند تا کارکنان وظایف  خود را بهتر و کارآمد تر انجام دهند. همین طور برای سازمان دهی وظایف کارمندان و سامان دهی به اسناد و اطلاعات گزینه خوبی ست.

علاوه بر تمام اینها، در سیستم های BPM  نرم افزارهای کاربردی دیگری مانند  CRMادغام خواهد شد.

هم چنین ابزارهای بسیار کاربردی سیستم هایی  که امکان آنالیز، ردیابی و کنترل فرایندهای سازمان را فراهم می کنند،خیلی بیشتر به بهره وری و سوددهی سازمان شما کمک می کنند تا یک نرم افزار گردش کار ساده که قابلیت های اندکی دارد. علاوه بر آن یادتان باشد تمام سیستم های مدیریت کسب و کار امکان ایجاد گردش کارها را دارند. و در آخر مزیت های سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار شما را قادر می کند تا کنترل کاملی بر تمام جوانب کسب و کارتان را داشته باشید.

تصمیم با شماست که میخواهید چه قدر و چگونه فرایندها، وظایف و فعالیتهای سازمان خود را کنترل و مدیریت کنید.امیدواریم بتوانید با خواندن این مقاله بین این دو سیستم بهترین گزینه را  برای سازمانتان انتخاب کنید و بعد از آن اوج بهره وری و عملکرد سازمانی تان را شاهد باشید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن